商账追收：如何收回未付发票

 

 

收回客户拖欠您公司的款项（即商账追收）是企业经营中不可避免的情况。问题在于如何在进行商账追收的同时维护好客户关系。在本文中，我们综述了几种商账追收方法，希望对您企业的信用管理及风险管理有帮助。

 

 

何时需要进行商账追收？

 

未付发票会减缓现金流并降低库存周转率，从而可能会影响您公司的信用评级并损害您公司的声誉。越早采取行动，收回款项的可能性就越大。

 

事实上，在发票逾期之前就应该开始采取行动：确保及时寄送发票，并对您的会计系统进行设置，以标记逾期账目！发票方面一个看似微不足道的疏忽有时会导致付款方面的大问题。

 

在您开始行动时需要确认的其他一些事项包括：

• 您的发票寄送地址和收件人是否正确？

• 双方当事人在交货前是否签订了合同，你们是否在合同中规定了付款条款？您在发票中是否有再次提到这些付款条款？

 

最好在发票到期日后 45 天内处理逾期发票，因为发票逾期时间越长，追收难度就越大。

 

鉴于大多数付款条款要求在 30 天内付款，如果发票在 60 天内仍未支付，您可以认为它已成为坏账。你将不得不进行商账追收。

 

但在寻求外部帮助之前，您可以采取一些措施尝试自行追收商账。

 

 

如何自行追收商账

 

商账追收的做法旨在减轻管理和追收逾期付款的不便，同时加快付款速度。

 

但是，商账追收并没有固定规则。您采取的方式将取决于您与每个客户的历史交易记录以其逾期的原因。请切记，客户不会先联系您。

 

 

主动联系您的客户

 

在启动商账追收之前，请先尝试自行催收。主动联系客户并消除显而易见的问题，比如：

• 您的发票有问题：客户未曾收到发票，或者发票不明确或不符合客户要求。

• 货物未曾送达或送达地址错误。

• 您的客户的会计或支付系统出现故障。

• 您的客户发生现金流问题（在这种情况下，您的客户可能愿意遵守还款时间表）。

 

事实证明，电话沟通是最有效的商账追收方法。通过向客户“推销自己”，您更有可能确保客户将您的发票视为优先事项，并且始终优先考虑向您付款。

 

 

发送商账催收函

 

您可以采取的另一种商账追收方法是发送商账催收函，您可以在其中提醒客户您的发票仍未支付，请求及时付款，并告知，如不付款，您将会采取更严厉的措施。

 

催收函应该简短扼要；你的语气应该坚定但有礼貌——您并不想破坏与客户的关系!在此处查看我们关于逾期付款和撰写催收函的建议。

 

如果通过使用自身的资源（电话、催收函），您未能与客户达成和解，您可能要开始考虑采取行动了。但是，如果欠款金额很小，不值得花费时间和金钱来追收，您可能会考虑放弃。

 

 

您应该放弃未付发票吗？

 

商账追收不仅涉及欠款金额，还涉及客户关系以及为追收欠款所投入的时间和精力。

 

有时，对于小额款项，最好核销，以维持重要的业务关系。问问自己，当欠款金额为500 欧元，而收回债务的成本将高于此金额时，是否值得？

 

或者，当您打算向一个好客户追讨较大额欠款时，如果您想与该客户保持良好的关系，取消逾期罚金可能对您最有利。

 

如果这些都不起作用，那么现在就应该考虑采取其他方法了，如外部帮助。

 

 

您可以选择哪些外部支持进行商账追收？

 

很多企业会在发票逾期超过 60 天的情况下寻求外部帮助——例如，求助于商账追收机构。

 

 

商账追收机构运作方式

 

商账追收机构的经营目的是代表各类债权人追收商业欠款，并专门向债务人追讨全部余款，同时尽量避免诉讼。在大多数情况下，商账追收机构并不拥有债务。您的企业仍然拥有并控制您的客户欠款，商账追收机构作为您和您的客户之间的中间人，按照追收金额的一定比例收取服务费用。

 

此外，商账追收机构可能会以多种方式收取服务费用：按追收的每笔欠款收取固定费用，按追收所花费的时间等。在聘请商账追收机构之前，请务必询问这些条款。

 

 

大多数机构采用电话和信函进行追收，具体操作步骤如下：

• 他们直接联系客户并要求全额付款。有时，商账追收机构只需给您的客户打电话或致函，就足以促使客户付款。

• 如果无法全额付款，商账追收机构将尝试在您同意的情况下协商付款计划。

• 如果在 180 天后仍未全额付款或通过付款协议付款，商账追收机构可能会采取法律行动来收回欠款。

 

对债务人提起诉讼应该是最后的办法。判决既耗时又费钱，而且通常毫无价值，除非妥当执行：在大多数国家/地区，债务追收行为受各种不同法律的约束。

 

使用贸易信用保险进行追收债务管理

 

与贸易信用保险提供商合作也是一种非常好的商账追收解决方案。

 

贸易信用保险承保您在 12 个月内到期的应收账款因意外商业和政治风险而无法收回的贸易风险，从而保障您的现金流。如果您的客户资不抵债或发生长期拖欠，我们将会按照您已交付的货物或已提供的服务的价值向您给付赔款。

 

裕利安怡专注于坏账保护和债务催收。债务催收服务是我们提供的贸易信用保险产品的一部分，因此我们不仅可以为您追收欠款，还能帮助您采取预防措施，避免发生更多的坏账。

 

我们的全球信用情报网络由数百名商账追收专业人士组成，遍布世界各地，他们非常了解债务追收的复杂性，并具有当地实践方面的专业知识。我们具有必要的技能和洞察力，可以在不损害您的客户关系的前提下帮助您收回欠款。

 

您企业的生存依赖于在商定的时间收回应收账款。然而，如果无法收回这些应收账款，您将如何处理账面上的坏账呢？什么是坏账？大致来说，坏账是指不可收回的应收账款，是当您向客户提供信贷后，而客户不再有能力或者不再愿意向您付款时发生的一种费用。在会计中，这被费用称为“坏账费用”，必须从您公司的应收账款中扣除。由于坏账费用会使您公司损益表中应收账款的金额减少，进而影响您的财务预测和现金流。此外，财务影响也可能波及您所在生态系统中的其他企业。

 

在大多数情况下，原因很简单：您的客户由于资不抵债或破产，而无法支付账单。您的客户自身可能也遇到了付款逾期的情况。他们可能面临供应链问题，导致生产所售货物所需的零部件交货速度放缓。您客户的银行信用额度可能已被撤销，从而导致其运营资本减少。市场可能突然下跌，影响销售和整体业务模式。原因也可能是您向不合适的客户提供了信贷。如果是这种情况，您应该收紧您的信用控制政策，以防止将来发生这种情况。也可能是因信用欺诈造成的。例如，您的企业可能已成为犯罪分子的蓄意攻击目标，或者客户为从您的公司获得赊销而做出虚假陈述，根本不打算向您付款。请切记，您的应收账款有可能成为坏账的第一个迹象是发票逾期。